「个人资料（私隐）条例」须知及恩福堂相应措施建议（YFC 2013）
对资料使用者及资料当事人的指引：
资料使用者：必须按照本条例附表 1（见下页）载列的保障资料原则，以当中所订明的公平资讯措施来处理和使用个人资料。
资料当事人：条例赋予资料当事人某些权利
有权要求资料使用者告知是否持有他们的个人资料。
有权要求资料使用者提供一份该等资料的复本，以及有权要求改正资料。资料复本所征收的费用不得过高。
资料当事人可向个人资料私隐专员投诉涉嫌违反本条例规定的情况，或透过民事诉讼，就因此而蒙受的损害向资料使用者要求补偿。
解释：甚么是个人资料
个人资料指与一名可识辨的在世人士有关的资料，其中包括意见的表达在内。
有关资料储存在纪录内，并且可加以处理或检索。
根据条例的释义，只有记录下来的资料才属个人资料。
除书面文件外，其他方式的个人资料，例如储存在录音带及录像带的个人资料，亦须受条例管限。
日常生活中经常使用的个人资料包括个人姓名、电话号码、传真号码、地址、 性别、年龄、职业、婚姻状况、薪金及财政状况、宗教信仰、国籍、相片、身份证号码、医疗纪录及受雇纪录，当中包括工作表现评核等资料。
保障资料原则 （条例附表 1）
第 1 原则 – 收集资料的目的及方式
订明须以合法及公平的方式收集个人资料，以及列明资料使用者在向资料当事人收集个人资料时，应向该当事人提供的资料。
第 2 原则 – 个人资料的准确性 及保留期间
订明所保存的个人资料必须是准确和最新的资料，而保存期间不得超过实际需要。
第 3 原则 – 个人资料的使用
订明除非获得资料当事人同意，否则个人资料只可用于在收集资料时所述明的用途或与其直接有关的用途。
第 4 原则 – 个人资料的保安
订明须采取适当保安措施保障个人资料。
第 5 原则 –资讯须在一般情况下可提供
订明资料使用者须公开所持有的个人资料类别，以及该等个人资料所作的主要用途。
第 6 原则 – 查阅个人资料
订明资料当事人有权查阅及改正其个人资料。
（以上资料来自「香港个人资料私隐专员公署」网页，详情可到该网页查询：http://www.pco.org.hk/cindex.html）
恩福堂在会友会籍记录、人事记录、牧养个案记录、事工运作所需，都有收集及储存个人资料的情况，为了遵守「个人资料（私隐）条例」的规定，教会制定行政指引和相关措施。
甲. 行政指引内容样本建议
（行政指引须向相关资料使者及资料当事人发放）
中国基督教播道会恩福堂有关收集及处理「个人资料」行政指引：
A. 处理个人资料的态度：个人资料是个人的财产，应被尊重和保护，在「个人资料（私隐）条例」下得到完全的保障，处理个人资料的人员应抱著认真、谨慎的态度。
B. 经常使用的个人资料：个人姓名、电话号码、传真号码、地址、性别、年龄、职业、 婚姻状况、薪金及财政状况、宗教信仰、国籍、相片、身份证号码、医疗纪录及受雇纪录，当中包括工作表现评核等资料。
C. 本教会收集及存有个人资料的种类形式包括：
会友名册：当中包括每一位在世、离世、已转到其他教会的会友的个人资料、其家属的个人资料。
人事记录：
‧目前受雇雇员的个人资料履历、其家属的个人资料、其工作职责、其薪金福利资料、其工作表现评估、及有关其被纪律处分事宜等。
‧被解雇的雇员的个人资料履历、其家属的个人资料、其工作职责、其薪金福利资料、其工作表现评估、及其被解雇原因。
‧已离职的雇员的个人资料履历、其家属的个人资料、其工作职责、其薪金福利资料、其工作表现评估、及有关其被纪律处分事宜等。
‧职位应征者的个人资料履历。
备注：i. 已离任雇员的资料的储存不应超过七年（由停止受雇日期起计）。ii. 职位应征者的资料的储存不应超过半年（由拒绝聘用日期起计）。牧养个案记录：当中包括经由本教会教牧或辅导人员所负责的，有关本会会友或需要本会帮助的非会友，的探访记录、面谈记录、接受教会纪律的记录等。
奉献及慈惠金记录：当中包括任何向本教会作出奉献的人士所提供的个人资料并其奉献金额；及任何接受本教会给予慈惠金的人士的个人资料并 所受慈惠金额。
应教会生活及事工运作所需个人资料：当中包括各部门、团契、小组的通讯录；及本教会事工和举办活动所需收集的个人资料，如：申请表、报名表、新来宾留名表。
D. 本教会在收集及存取个人资料上的规则：
在上述 C 项内的种类形式以外，如要在本教会内进行收集个人资料，必须先得到本教会管理层或其授权执行人士的同意。
收集个人资料的有关表格上须载有「收集个人资料声明」，借以说明该等资料的使用目的、可能获移转该等资料的人的类别，以及查阅及改正该等资料的权利。
如非必要，不应收集任何个人的身分证号码，或储存身分证副本。
储存或提取所收集的个人资料必须由指定有关负责人执行，目前由本教会指定可存取相关的个人资料的人员包括：各教牧，行政主任、秘书或行政干事，事工部门、 团契小组等职员会所指定人员。
如发现有人未经本教会同意而在本教会范围内收集、储存或提取个人资料，应立即通知本教会堂主任或行政主任。
在未获得资料当事人的授权或同意前，不得将其个人资料披露或移转。
资料当事人有权随时向上述本教会指定有关负责人提出要求，查阅及改正本教会所持有其个人资料。
E. 毁灭持有的个人资料：上述的指定有关负责人须每年最少一次检视所持个人资料，当发现有不再符合牧养、建立教会生活、行政和人事管理用途，应立即把资料毁灭，而有关行动无须通知资料当事人。毁灭方法按储存媒介进行：文件须用碎纸机毁掉；若是电脑磁碟，须将档案及其备份清洗；若是光碟，须将整片光碟毁坏；若是录音带或录影带，须将声带或影带清洗或毁坏。
乙. 相应措施建议
A. 建议将下列「收集个人资料声明」印于受洗申请表及过会申请表上：
收集个人资料声明：
阁下现时及日后，自愿或应要求，提供本教会的个人资料，只会用于与执行牧养和建立教会生活有关的用途。
本教会已制定措施去防止所持有的个人资料被展露。
本教会所持有阁下的个人资料有可能因执行牧养上的需要让本教会教牧传道或管理层查阅。
阁下有权随时要求查阅及改正本教会所持有阁下的个人资料，阁下可用书面向本教会行政主任或堂主任提出。
B. 建议将下列「收集个人资料声明」印于职位申请表上：
中国基督教播道会恩福堂 招聘方面的收集个人资料声明：
本申请表所收集的个人资料，使用于评估你是否适合担任所申请的职位，以及在你获挑选出任该职位时，用作与你商讨薪酬及福利。求职者如不提供此等资料，会对申请的处理及结果有所影响。
本教会的政策是为日后的招聘活动保留落选者的个人资料两年。
根据《个人资料(私隐)条例》，你有权要求查阅及改正你在雇佣方面的个人资料。如欲行使这项权利，可用书面向本教会提出。
C. 建议将下列「收集个人资料声明」印于聘用合约上：
中国基督教播道会恩福堂 雇佣方面的收集个人资料声明：
在雇员受雇的过程中，本教会或会为各种人力资源管理目的而向你收集雇佣方面的个人资料。这些目的包括：提供福利、补偿或薪酬；方便进行工作表现评核、晋升及职业发展活动；填写报税表，以及检讨雇佣方面的决定等。
我们会将为使用于上述目的而收集的个人资料移转给本教会的保险商及银行；为雇员提供医疗服务的医疗机构；教会的公积金计划管理人或经理。
本教会的政策是在雇员停止受雇后仍保留雇员的某些个人资料。该等资料为本教会处理前雇员的雇佣事务所需的资料，当中包括（但不限于）：提供工作表现评介；处理前雇员的重新聘用申请及与退休福利有关的事宜，以及方便本教会履行合约上或法定责任。
根据《个人资料(私隐)条例》，你有权要求查阅及改正你在雇佣方面的个人资料。如欲行使这项权利，可用书面向本教会提出。
D.招聘广告中若要求求职者提供个人资料履历，必须显示雇主身分；而单是公司的电邮地址、电话号码或传真号码，一般不视作足以识辨雇主的身分，必须显示公司名称，并注明所收集的个人资料只作招聘用途。
如在招聘广告中觉得有需要隐藏雇主的身分，则不应透过招聘广告要求求职者递交个人资料。在此情况下，雇主可在广告中提供联络资料，让求职者去信雇主或直接查询。
E.牧养关顾、辅导个案存档方式：
当事人的档案建议考虑用代号取代其真实姓名。
F. 建议在所有聚会活动报名表上印有下列「收集个人资料声明」：
收集个人资料声明：
阁下提供我们的个人资料，是用于举办今次聚会活动的行政需要及有关的统计用 途上；当聚会活动及有关统计工作完结后，我们将不再保留所持阁下的个人资 料，予以销毁。
根据《个人资料(私隐)条例》，阁下有权要求查阅及改正我们所持阁下的个人资料。
G.建议全教会用同一的新来宾留名表，并于表上印有下列「收集个人资料声明」：
收集个人资料声明：
阁下提供我们的个人资料，是用于联络通讯、建立教会生活及有关的统计用途上；当有关资料已不再符合以上用途，我们将不再保留所持阁下的个人资料，予以销毁。
根据《个人资料(私隐)条例》，阁下有权要求查阅及改正我们所持阁下的个人资料。
H.在网上收集申请表、报名表的相关措施：
若透过网页接受申请或报名，该网页必须显示教会的名称，并显示相关的以上 G 项
「收集个人资料声明」，或是在传输网上申请表前，在按「确定」掣时在屏幕上「跳现」有关声明。
I.提醒各部门单位、团契小组，不应把通讯录放在网页上。
丙：其他注意事项
A. 有关人力管理方面：
在纪律处分程序、工作表现评核及晋升策划过程中所收集的雇员资料，只应使用于与该等过程直接有关的目的。雇主不应向第三者披露该等资料，除非有关第三者有合法理由查阅该等资料。
雇主可保留前雇员的个人资料不超过 7 年，由前雇员停止受雇的日期起计。但雇主如有具体理由须保留该等资料一段较长期间，或雇主在履行合约上或法律上的责任方面需要该等资料，则可保留该等资料一段较长期间。
雇主应在雇员离职后，尽早采取所有切实可行的步骤，以确保只保留为满足有关需要而必须保留的前雇员资料。
雇主应注意不可在前雇员的离职公开声明中，披露前雇员的身分证号码。
雇主在取得前雇员的同意前，不应向第三者提供前雇员的工作表现评介，除非雇主相信要求提供评介的第三者已取得有关雇员的同意。
如雇主打算发出内部声明，向全体雇员宣布纪律处分结果，则应考虑有关做法可能对有关雇员造成损害，以及考虑删除声明中任何可识辨有关雇员身分的资料。
B. 有关身份代号：
资料使用者应采取所有合理地切实可行的步骤，以确保所控制用以为个别人士编配身分代号的系统有妥善的保安措施。有关步骤应包括采取一切合理地切实可行的措施，以防止未获授权人士将身分代号编配给任何个人，以及防止未获授权人士制造该资料使用者为个人所发出而载有身分代号的身分证明文件(如有的话)。